公司收到勞檢通知，要準備哪些資料？紀錄缺漏怎麼處理？

先確認這次查什麼，但平常就應備妥

確認機關、範圍、期間與期限

依正式通知確認是勞動條件、職業安全衛生或其他檢查，受檢場所、員工及月份、需要原件或影本、提交方式與日期。看不懂範圍就向通知上的機關確認，不自行縮減或假設可以延期。這篇只整理一般勞動條件文件，不代替職安設備、危險作業或重大職災應備要求。

並不是每次勞檢都會預先通知

勞動檢查法第13條原則上不得事先通知事業單位，法定例外另論；第14條規定不得無故拒絕、規避或妨礙依法入場檢查，第15條所定詢問、要求報告或文件等行為，也不得拒絕、規避或妨礙。平時依法留存資料，不能以尚未收到通知為由不備置。

指定能說明資料的窗口，不統一編造說法

建議指定熟悉出勤、薪資與契約的聯絡人，確認資料版本與取得方式。檢查機關得詢問有關人員；不要求員工配合不實回答，也不因猜測誰申訴就對其作不利處分。

先備這幾類，再依通知補特定制度文件

勞工名卡與實際僱用資料

勞基法第7條要求備置勞工名卡，記錄法定基本與僱用事項，並保管至勞工離職後5年。核對實際到職、離職、職務與工資變更，不把只有薪資轉帳帳號的名單當作完整名卡。

工資清冊、各項計算明細與付款證明

第23條要求工資清冊與計算方式明細，清冊保存5年。備好各項工資、加班費、扣款、未休特休工資及實付資料；轉帳紀錄能佐證付款，但不能單獨代替各項計算明細。

逐日到分鐘的出勤紀錄

第30條要求出勤紀錄保存5年，逐日記載至分鐘。依原系統或實際紀錄整理打卡、出差、外勤、補登與更正軌跡；排班表代表預定安排，不直接等於每天實際出勤。

同一份資料，還要符合其他適用法令的保存起點

勞工職業災害保險及保護法第15條另要求投保單位備置勞工名冊、出勤工作紀錄及薪資帳冊，並自被保險人離職、退會或結（退）訓日起保存5年。勞工退休金條例第21條也要求僱用名冊內的到離職、出勤、工資、每月提繳及相關資料保存至離職日起5年。適用這些規定時，不能只因某月資料已建檔5年就刪除；應按實際身分、離職日期及各項法定保存義務一併核對。

請假、特休與加班／補休紀錄

將申請、實際使用、加班時數、補休及結清金額和出勤、薪資對照。第38條另要求記錄每年特休期日與未休工資，並定期書面通知勞工；不能只留目前剩幾天，卻無法說明從哪一年度來。

契約、工作規則與依法需要的同意或核備

依受檢制度準備勞動契約、薪資變更、工會或勞資會議紀錄及必要的備查、核備文件。僱用30人以上者另看第70條工作規則核備與揭示；彈性工時、加班或其他制度的程序各有條件，不用一張員工同意書代替全部法定程序。

交出去以前，先做三個對照

以下是本站建議的整理方法，不是所有機關都使用同一種表格。

同一位員工、同一個月份，名稱與期間要一致

把到離職、出勤、薪資及請假對到同一人與同一段期間。跨月發薪就標明薪資歸屬月與付款日，不把付款月直接當成出勤月。

出勤、加班申請與工資計算能否互相說明

如果打卡、排班或核准加班時間不一致，列明原因與資料來源，不能為了讓表格相同就刪改原始時間。是否屬工作時間及是否應給加班費，需依實際情況判斷，不只看有無一張加班申請單。

特休餘額、補休及扣款，能否追到依據

核對各年度取得、實休、遞延與結清；扣款列明項目、計算及依據。看到差異先保留並查明，不把所有缺口一次塞進『其他調整』欄。

資料缺了：保留、列缺口、如實補充，不假裝原本就有

先保全現有原件與匯出版本

保留打卡系統匯出、排班、薪資、轉帳與既有更正紀錄，另做整理副本。不要因表格不漂亮就覆寫原檔、刪去衝突數字或重新要求員工簽一份回溯日期的文件。

用客觀資料協助還原，清楚標示事後整理

可整理已存在的工作紀錄、系統登入、派工、請假與付款資料，向相關人員核對；列明缺漏日期、來源、整理日期及仍不確定處。不能拿預定班表推定每一天都準時上下班，再填成精確分鐘的原始打卡。

向檢查機關說明缺口與可補充資料

依通知在期限內提出已掌握內容，說明哪些資料確實缺漏、正在調取什麼、預計何時能補。是否准許補件或延期由機關確認；事後整理也不能自動證明過去已依法備置或保證免責。

不要要求員工放棄權利來消除紀錄差異

檢查資料應反映事實，不以補簽『沒有加班』『已全領完』或空白同意書取代原始記錄與合法計算。爭議事項分別處理，員工不同意公司重建內容也要如實保留。

收到結果後還有後續，不是交完資料就結案

保存檢查結果、改善要求與送達日期

勞動檢查法第25條規定，違反勞動法令時，檢查機關書面通知立即改正或限期改善；事業單位另有將檢查結果於違規場所顯明易見處公告7日以上的義務。依實際通知逐項處理，改善證據與原缺漏一起保留。

改善、裁罰與員工金錢請求不同

已補資料、改善制度或受到裁罰，不表示欠薪、加班費或其他民事請求自動消失。對裁罰或其他處分不服，依正式通知的救濟教示確認期限；不要把一般勞資調解當成對行政處分的救濟。

本站不收員工人事檔案

個人識別、薪資、醫療或申訴相關資料，只按正式檢查與法律協助所需範圍交給有權處理的機關或專業人員，不上傳到公開頁面。本頁提供清單與官方範本，不管理員工名冊或代替公司的人事系統。

情境示範

假設：受檢3個月，其中幾天打卡資料缺失

情境：假設機關要求某期間的出勤與工資資料，雇主發現其中3個工作日打卡檔案不完整，但保留了排班、派工與部分系統紀錄。

保存目前所有原件與匯出檔，不用排班時間填成3天都有完整打卡。
列出缺漏日期與受影響人員，將可佐證的既有紀錄分別標示來源。
向相關人員核對仍有疑問的時間，區分原始資料、事後說明與尚未查明部分。
依期限向檢查機關如實提出並確認能否補充；另處理工資計算與長期保存制度。

結果：可說明目前掌握到哪裡，但不能因此宣稱當時已有完整出勤紀錄或一定免罰。

提醒：本站假設例是資料整理方法，不推定實際工時、違規結果或裁罰金額。

先確認這些事

正式通知的檢查機關、範圍、場所、受檢期間及提交期限。
勞工名卡、契約與實際到離職、職務、薪資變動紀錄。
逐日到分鐘的出勤、原始匯出及更正軌跡。
工資清冊、各項計算明細、實付與扣款依據。
特休、請假、加班與補休紀錄，及適用制度的同意、備查或核備文件。
缺漏清單、資料來源、事後整理日期、補件與改善通知。

這些情況先不要直接套用

是職安危險作業、重大職災或其他專項檢查

先做：改依該次專項通知及法規準備，本清單不足以涵蓋全部要求。

找誰：受檢機關與職安、法律等適當專業。

重要原始紀錄缺失、互相矛盾或有人要求倒填

先做：保全資料並如實列明缺口，不補造紀錄或要求不實簽認。

找誰：受檢機關及法律專業。

快到提交、改善或救濟期限

先做：直接向受理機關確認程序，不自行認為已延期或只等內部整理完。

找誰：正式通知所載承辦窗口。